Existe una frase atribuida a Eisenhower, militar y presidente de los Estados Unidos: «Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes». Sin embargo, el escenario de poder dividir entre Urgente o Importante así muy binariamente, es muy poco probable para la gran mayoría de nosotros.
Primero definir y luego separar lo urgente o importante, es clave para el uso eficiente del tiempo:
Urgente: es lo que nos pide atención inmediata
Importante: todo aquello que suma para lograr cumplir nuestras metas
El siguiente paso es hacer la lista de todas las actividades que tenemos pendientes y las que queremos realizar en un plazo determinado de tiempo. Entonces hay que clasificarlas. Y lo mejor es poder encajarlas en uno de los 4 cuadrantes de la matriz que popularizó Stephen R. Covey en su famoso libro, Los 7 Hábitos de la Gente Altamente Efectiva.
Dicha matriz presenta los siguientes cuadrantes:
- Importante y urgente.
- Importante pero no urgente.
- No importante pero urgente.
- No importante y no urgente.
Sabiendo que debemos dedicar nuestro tiempo a las cosas que son importantes y no solamente a las que son urgentes, debemos empezar a trabajar con las actividades ya clasificadas. Para esto, podemos utilizar la siguiente lógica:
- Las no importantes y no urgentes, cuadrante 4, simplemente deben ser desechadas. Que NO nos quiten tiempo
- Actividades urgentes, pero no importantes, cuadrante 3. Muchas veces son situaciones que tienen que ver con expectativas o prioridades de los demás, no las nuestras. Y nos distraen por la urgencia, pero no suman. Estas actividades debemos ir identificándolas para descubrir cómo nos aparecen y bloquearlas desde el principio.
- Lo importante y urgente, cuadrante 1. Son las situaciones que nos absorben, las que nos hacen vivir en crisis constante, son problemas que requieren nuestra atención inmediata y nos roban energía. Producen esa sensación de “he trabajado todo el día, pero siento que no he hecho nada”, donde se siente estar apagando incendios continuamente. Algunas serán inevitables, pero muchas otras sí se pueden prevenir. El objetivo es que existan la menor cantidad de actividades en ese cuadrante.
- Importante pero no urgente, cuadrante 2. Ese es el lugar donde debemos pasar la mayor cantidad del tiempo. Invirtiéndolo en fabricar la consecución de nuestros logros al mediano y largo plazo. Mientras más actividades llevemos a este cuadrante, más organizados estaremos, cumpliremos objetivos y seremos más productivos. Y con menos stress!
Cuando aprendemos a calificar si las actividades son urgentes o importantes, podremos disponer de nuestro tiempo para dedicarlo a todo aquello que necesitamos para nuestro éxito. Se necesita disciplina, análisis y constancia, como todo camino que nos lleva a la excelencia…
Por: Gerardo Váscones
