Como hacer más con menos

Priorizar y hacer. Trabajar de manera más inteligente. Práctica en tu autocuidado. No hay escasez de consejos y estrategias para mejorar la productividad.

¿Pero qué hay con hacer menos? Imagínese si fuera capaz de eliminar tareas innecesarias de su lista de actividades pendientes, o encontrar formas de eliminarlas en primer lugar, y aún así hacer más cosas.

Eliminar tareas innecesarias de su vida y racionalizar las que son importantes puede liberar el tiempo que es mejor gastar en otras áreas. Aquí hay algunos líderes empresariales que encontraron formas de hacer exactamente eso:

Elimina la reuniones innecesarias.

La mayoría de nosotros pasamos demasiado tiempo en reuniones. Douglas Ferguson, fundador de la consultora de negocios e innovación Voltage Control y autor de Beyond the Prototype, tiene la misión de librar al mundo de reuniones inútiles.

En su empresa, cada reunión debe tener una agenda específica que vaya más allá que una lista de puntos de discusión y un propósito y resultado establecidos. Si no establece la expectativa y el resultado de la reunión por adelantado, es posible que las personas no tengan claro qué debe suceder para un resultado exitoso

Sea específico sobre el tema y quién es responsable de participar de varias maneras. “Muchas veces, eso expondrá el hecho de que su reunión ha sobrevivido a su propósito y [usted] simplemente no puede tenerlo”.

Haz una cosa a la vez.

El asesor de liderazgo Lars Sudmann, ex director financiero de Procter & Gamble Belgium, descubre que puede racionalizar su trabajo al agrupar tareas similares, un proceso que él llama “boxeo”.

Time-boxing centrado en un proyecto o tipo de trabajo, como la escritura, durante un período específico de tiempo. El boxeo de marco aplica un proceso específico para hacer algo. Al definir un marco o “cuadro” en torno a la forma en que se debe hacer algo, se simplifica el proceso y se elimina el esfuerzo innecesario que no es tan efectivo, dice.

“El famoso Memorando de una página de P&G es un ejemplo de esto”, dice. “Con esto, la gente puede comenzar de inmediato. Ese también es el poder del boxeo: permite profundidad, en lugar de amplitud, y no tiene que perder el tiempo pensando en cómo aborda [una tarea] “.

Automatiza todo lo que puedes.

Si bien pueden tomar una inversión de tiempo y dinero para configurar, las herramientas y aplicaciones de automatización pueden reducir una enorme cantidad de tareas, dice la consultora de estrategia y liderazgo Carla Wood. “A menudo construyo hojas de cálculo robustas para los clientes con miles de cálculos integrados para rastrear todos sus KPI, ingresos, resultados del equipo, etc. simplemente ingresando alrededor de 10 piezas de información por cliente o nuevo negocio ganado. Esto significa que solo lleva tres minutos por negocio ganado para realizar un seguimiento de todas las prioridades clave de su equipo, eliminando la necesidad de recopilar y reorganizar semanalmente, mensualmente, trimestralmente o anualmente ”.

Wood también recomienda herramientas de gestión de proyectos basadas en suscripción y sistemas de gestión de relaciones con los clientes que pueden crear flujos de trabajo automáticos o manuales o planes de actividades con recordatorios. “Puede elegir los que se hablan entre sí, o utilizar una herramienta como Zapier para vincular su funcionalidad”.

Borra por completo las decisiones innecesarias.

En cualquier día, Ben Midgley, CEO de Crunch Fitness Franchise, se levanta entre las 4:30 y las 5 a.m., borra su correo electrónico, lee las noticias, hace ejercicio y se dirige a la oficina. Él programa sus comidas al mismo tiempo y no se preocupa por lo que come, siempre y cuando sea saludable.

Salió por la puerta de su oficina a las 6 p.m. para pasar tiempo con su familia, sin teléfono. Incluso mantiene la misma hora de acostarse para asegurarse de que duerma lo suficiente para ser más productivo.

Si bien eso puede parecer un poco como vivir en el Día de la Marmota, Midgley dice que tener hábitos y rutinas elimina la toma de decisiones innecesarias y le permite ser más productivo y tener tiempo para lo que es importante en su vida. Al mantener una rutina constante, él está en casa para leerles cuentos a sus hijas casi todas las noches, dice. “Si haces tu vida lo más predecible posible y sabes que estás [programando] un tiempo de calidad en el tiempo que tienes, siempre he creído que podrías hacer tanto en cinco horas como la mayoría de la gente podría hacerlo en ocho”.

Deja de trabajar todo el tiempo.

Necesitas descansos. No importa cuánto intentes impulsar, la ciencia nos dice que hacerlo generalmente conduce a rendimientos decrecientes. Entonces, da ese paseo. Sal a almorzar. Pasa tiempo haciendo ejercicio.

fuente: fast company

 

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